หน้าที่และปัญหาของแต่ละแผนก

หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

ฝ่ายงานบริหาร

แผนกบัญชีมีหน้าที่ดังนี้

-ควบคุมดูแลงานด้านการบริหารงานบัญชีและการเงิน รายรับ-รายจ่ายของบริษัท

-ควบคุมยอดทางด้านงบการเงิน วิเคราะห์งบการเงินในแต่ละเดือน

-ควบคุมดูแลจัดทำงบลงทุน งบกำไรขาดทุน งบดุลและปิดงบการเงิน

- เบิกจ่ายรายจ่ายที่จัดสรรแล้วให้แก่แผนกต่างๆ

-ควบคุมอนุมัติรายจ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้

ปัญหาของแผนกบัญชีคือ

1. อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ รายจ่ายได้

2. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากและไม่มีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ

3. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

4. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

5. การจัดบัญชีรายรับ รายจ่าย ตัวเลขอาจจะตกหล่น ไม่ครบสมบูรณ์ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย

แผนกบุคคล มีหน้าที่ดังนี้

-การจัดสรรหาพนักงานเข้ามาทำงานให้เหมาะสมตามความต้องการขององค์กรหรือแต่ละแผนกและการทำสัญญาการจ้างทำงานโดยยึดหลักนโยบายของบริษัทและความพึงพอใจของพนักงาน

-การบริหารค่าแรง สวัสดิการ ประกันสังคม ภาษี

-การจัดทำแผนการอบรมพัฒนา ทำสถิติความต้องการในการจัดอบรม การหาและกำหนดตัวของวิทยากรที่ให้ความรู้

-ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ในการปรับค่าจ้าง

-สรุปยอดการปฏิบัติงานของการบริหารงานบุคคลประจำปี

ปัญหาของแผนกบุคคลคือ

1. การจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่น เพราะสวัสดิการแต่ละคนไม่เท่ากัน

2. ตรวจสอบวันลา หยุดของพนักงานทำได้ยาก

3. ไม่ทราบเวลาเข้า –ออกของพนักงานเพราะต้องเขียนอย่างเดียวง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็นฝ่ายงานธุรการ

แผนกประชาสัมพันธ์ มีหน้าที่ดังนี้

   -ดำเนินการประชาสัมพันธ์ทั้งภายนอกและภายในของบริษัทรับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้าและพัฒนาและติดตามลูกค้าทางโทรศัพท์และทางจดหมายสื่อสารและประชาสัมพันธ์ให้ลูกค้าทราบข่าวสารของบริษัท

ปัญหาของแผนกประชาสัมพันธ์คือ

1.การติดต่อสื่อสารขัดข้องเพราะลูกค้ามีจำนวนมากและบางครั้งลูกค้าได้มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยไม่แจ้งให้ทราบทำให้ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้

2. สื่อสารกับลูกค้าไม่เข้าใจ

แผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ มีหน้าที่

-ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า

- สั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า

-Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

1.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

3. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไม่เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

4. การสต็อกสินค้าไม่เพียงพอ

5. จัดหาวัตถุดิบไม่ได้ตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ

6.วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูง ทำให้ไม่ต้องตามเป้าหมายที่วางไว้

 ฝ่ายปฏิบัติการ

แผนกงานขาย/การตลาด มีหน้าที่ดังนี้

-วิเคราะห์วางแผนกำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย พร้อมทั้งรายชื่อลูกค้าเป้าหมายในแต่ละกลุ่มและกำหนดเป้ายอดขายในแต่ละกลุ่มลูกค้าที่มีความเป็นไปได้ให้กับฝ่ายขายไปดำเนินการ

-วิเคราะห์วางแผนจัดการใหม่การส่งเสริมการขายด้วยการวางแผน เข้าร่วม โครงการกิจกรรม การประกวดผลงาน หรือผลิตภัณฑ์ที่หน่วยงานหรือองค์กรต่างๆจัดใหม่ขึ้นในแต่ละปี

-วิเคราะห์วางแผน และดำเนินการสร้าง สื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์และเผยแพร่โฆษณา PR ไปยังสื่อต่างๆ

-วิเคราะห์วางแผน กำหนดเป้าหมาย และดำเนินการสร้าง ตัวแทนจำหน่ายและผู้สร้างระบบ (Implementor) ในแต่ละช่องทางจัดจำหน่าย สำหรับลูกค้ากลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่มเพื่อให้ได้ยอดขายตามที่กำหนด

ปัญหาของแผนกขายคือ

1. เอกสารมีจำวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้

                1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า

                1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

1.3 เอกสารเกี่ยวกับ สินค้า

2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อนเนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้งแต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำใหม่เอกสารซ้ำซ้อน

3. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์ลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

4. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

หน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยี

ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศทำหน้าที่ดูแลรับผิดชอบงานให้บริการเทคโนโลยีสารสนเทศแก่ฝ่าย         ต่าง ๆ ดูแลระบบเครือข่ายจัดการฐานข้อมูล ตลอดจนแก้ไขปัญหาต่าง ๆ  ที่เกิดจากเครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์โปรแกรมและเครือข่ายเพื่อให้ฝ่ายต่าง ๆ สามารถใช้เทคโนโลยีในการดำเนินงานและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการฝึกอบรมเพื่อส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศแก่ผู้ปฏิบัติงาน ให้สามารถใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาด้านเทคโนโลยี

1.ด้านบุคลากรด้าน it อาจมีการเปลี่ยนแปลงทางด้านบุคลากรก่อนทำให้ค้นที่เข้ามาใหม่ไม่ทราบเกี่ยวกับระบบเทคโนโลยีทั้งหมดต้องเสียเวลาในการเรียนรู้

2.ด้านผู้ใช้งาน อาจจะไม่เข้าใจวิธีการทำงานของ ระบบงานมีปัญหานิดหน่อยก็ต้องให้เจ้าหน้าที่มาดูให้ซึ่งจะทำให้เสียเวลา

 ปัญหาระหว่างแผนก

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์

            - บัญชีและการเงินไม่สามารถทำเรื่องเบิกจ่ายให้ได้ หากประชาสัมพันธ์ไม่แจ้งยอดของบประมาณในการประชาสัมพันธ์

ปัญหาแผนกบัญชีกับแผนกบุคคล

            - ฝ่ายบัญชีไม่ทราบชั่วโมงการทำงานของพนักงาน เนื่องจากฝ่ายบุคคลไม่แจ้งให้ถี่ถ้วน

            - บัญชีและการเงินจะไม่สามารถจ่ายเงินเดือนให้พนักงานไม่ได้ หากแผนกบุคคลไม่แจ้งชั่วโมงการทำงานของพนักงานให้ทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย

            - ถ้าการขายแจ้งยอดการสั่งซื้อสินค้า ยอดขายสินค้าไม่ถูกต้องทำให้ฝ่ายบัญชีเกิดความผิดพลาดไปด้วย

            - บัญชีและการเงินไม่สามารถประเมินยอดขายสินทั้งหมดได้ แล้วสรุปยอดทั้งหมดได้ เนื่องจากฝ่ายขายไม่ส่งยอดมาให้

ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกบัญชี

            - บุคคลจะได้รับเงินไม่ถูกต้อง หากบัญชีและการเงินจ่ายเงินมาให้ไม่ครบถ้วน

            - ฝ่ายบุคคลไม่ได้รับการลดหย่อนภาษีที่ถูกต้อง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกประชาสัมพันธ์

            - การขายอาจจะมียอดขายต่ำหากไม่ได้รับประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสมและทั่วถึง

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกบุคคล

            -การขายไม่สามารถทำได้ หากไม่มีพนักงานขาย

สรุปปัญหาทั้งหมด

1.        การประชาสัมพันธ์ ทำได้ค่อนข้างลำบาก มีปัญหาในการติดต่อ สื่อสารกับลูกค้า ทำให้ลูกค้า ไม่พอใจ ในบริการ

2.        พนักงานเข้างานไม่ตรงเวลา ทำให้การผลิตสินค้า มีความล่าช้า ไม่ทันต่อความต้องการของลูกค้า

3.        พนักงาน มีปัญหากัน เกิดการเกี่ยงกันทำงาน

4.        บุคลากรไม่เพียงพอต่อตำแหน่งงานที่มี

5.        ใช้เงินในการลงทุนสูง

6.        มีคู่แข่งทางการตลาดมากขึ้น

7.        พนักงาน ลาหยุดบ่อย โดยไม่ทราบสาเหตุ

8.        เกิดข้อผิดพลาดในการทำบัญชี

9.        เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสาร ทางบัญชีได้ง่าย

10.      เกิดความผิดพลาดในการเช็คสต็อกของ

11.      จัดเก็บสินค้าไม่เป็นระเบียบยากต่อการค้นหา

12.      การพัฒนาระบบงานคอมพิวเตอร์ให้กับฝ่ายต่าง ๆ ใช้เวลานาน

13.      มีการตรวจสอบที่ผิดพลาด

14.       แต่ละฝ่ายไม่ให้ความร่วมมือทำให้การติดต่อแต่ละฝ่ายไม่ราบรื่น

15.      ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

16.      ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ     

ระบบที่จะนำมาแก้ปัญหา

1. ระบบบัญชี

2. ระบบงานบุคคล

3. ระบบจัดซื้อ

4. ระบบจัดเก็บข้อมูล

5. ระบบส่งเสริมการขายและการจองสินค้า

 ตารางแสดงรายการ การทำงาน  (Functions) ทางธุรกิจทั้งของบริษัท 

  

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้าที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท

แผนกบัญชี

            -จัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย

            - ควบคุม การโอน-การฝากเงินของบริษัท

            - ตรวจสอบใบเสร็จต่างๆ

            - คิดคำนวณภาษีดอกเบี้ย ภาษีมูลค่าลดหย่อนภาษี

แผนกบุคคล

             -จัดทำประวัติของพนักงาน

            - จ่ายเงินเดือน สวัสดิการ ประกันสังคม โบนัส โอที โบนัสต่อปี

            - กำหนดค่าตอบแทนในการทำงาน

            - จัดสรรผลประโยชน์ให้กับบุคลากรจัดสวัสดิการและเงินตอบแทน

แผนกประชาสัมพันธ์

            -เก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ

            - อธิบายรายละเอียดของสินค้าที่ลูกค้าสนใจ

            - บริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า

            - ประชาสัมพันธ์สินค้าและบริษัท

            - ประเมินความพึงพอใจ

 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Function-to-Data Entities)

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

                1. เพิ่มจำนวนลูกค้า

                2. สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า

                3. เพิ่มภาพลักษณ์ให้กับบริษัท

                4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

                5. เพิ่มผลกำไร

                6. เน้นสินค้าให้ได้มาตรฐาน