ระบบบัญชี

ระบบบัญชี

พนักงานบัญชี

Ø สามารถ Login เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆและเพิ่ม ลบ แก้ไข User

Ø สามารถกรอกข้อมูลรายงานที่ร้องขอได้

Ø สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ใบเสร็จรับเงิน-ใบเสร็จจ่ายเงินได้

Ø สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายรับ-รายจ่ายได้

Ø สามารถกรอกข้อมูล รายรับ-รายจ่ายได้

หัวหน้าบัญชี

Ø จัดทำงบการเงิน งบประมาณ งบกระแสเงินสด และแบบพัฒนาการเงินได้

Ø ควบคุมการบันทึกบัญชีต่าง ๆ และบุคลากรฝ่ายบัญชี – การเงิน

Ø งานตรวจสอบเอกสารค่าใช้จ่ายอื่น ๆ 

Ø จัดทำบัญชีจ่ายเงินสด

Ø สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขได้

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบบัญชีมาใช้งาน

                 การทำงานของแผนกบัญชี ในรูปแบบเดิม ระเบียบแบบแผนการปฏิบัติงานทางการบัญชี รวมถึงวิธีการทำบัญชี การทำงบการเงิน เอกสาร และสมุดบัญชีต่าง ๆ อันเป็นสื่อแห่งการทำบัญชีและรายงาน ตลอดจนการใช้และการเก็บรักษาหลักฐานเอกสารใบสำคัญทางการบัญชีและการเงิน สมุดบัญชีต่าง ๆ ที่ใช้บันทึกรายการทางธุรกิจเพื่อรวบรวม และจะต้องติดต่อประสานงานกับแผนกต่างๆหลายแผนก บางครั้งอาจทำให้ได้ข้อมูลที่ล่าช้าทำให้สูญเสียเวลาในการทำงาน เนื่องจากบัญชีมีเอกสารในการทำงานมากมาย ทำให้การจัดเก็บเอกสารยุ่งยากและค้นหาได้ลำบากและอีกทั้งยังเสี่ยงต่อการสูญหายทางทีมงานจึงทำการพัฒนาระบบบัญชีขึ้นและได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ  โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ

                1.การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

                2.ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

                3.ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนั้น

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

 สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอก เพื่อพัฒนาระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A  มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 200,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3

                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตาที่ได้เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

               ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางการใช้ทีมงานเดิมพัฒนและติดตั้งเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบบัญชีมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานซึ่งระบบงานทั้งหลายเหล่านั้นจะเป็นระบบงานที่นำเข้ามาใช้เพื่อพัฒนาการดำเนินงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ มั่นคงและยั่งยืน

 วัตถุประสงค์

Ø เพื่อเป็นการบันทึกเหตุการณ์ทางการค้า

Ø เพื่อให้เจ้าของกิจการได้ทราบว่าช่วงเวลานั้น ๆ มีสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของอยู่เป็นจำนวนเท่าใดและอย่างไร

Ø เพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับของกฎหมาย

Ø เพื่อเป็นการป้องกันการทุจริตและการสูญหายของสินทรัพย์

Ø เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

Ø ตรวจสอบยอดบัญชีให้ได้มาตรฐานตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

Ø ระบบจะต้องใช้งานได้ง่าย เหมาะสมกับพนักงาน

Ø ระบบจะต้องทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และถูกต้องแม่นยำ

Ø ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

Ø ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

Ø ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้

Ø ระบบจะต้องสามารถรับส่งหรือดูข้อมูลระหว่างแผนกได้

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

Ø แผนกบัญชีมีภาระหน้าที่นอกเหนือจากหน้าที่หลัก จึงทำให้งานที่ได้โดยรวมไม่มีประสิทธิภาพ

Ø พนักงานมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นทำให้การคำนวณเงินเดือนแบบเดิมผิดพลาดบ่อยครั้ง

Ø มีเอกสารอยู่มากมาย จึงทำให้ต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล บางครั้งเอกสารสูญหายทำให้ข้อมูลสูญหายไปด้วยรวมทั้งสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร

Ø จัดทำสลิปเงินเดือนและรายงานประเภทต่าง ๆ ล่าช้า

Ø พนักงานในแต่ละแผนกไม่สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ทำให้เสียเวลาในการคัดลอกข้อมูล

ความต้องการของระบบใหม่

Ø ระบบบัญชีจะต้องจัดการบัญชีรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ 

Ø การลงชื่อเข้าใช้งานในระบบจะต้องทำได้เพียงครั้งเดียว แต่สามารถเข้าดูข้อมูลของแผนกอื่นๆได้ทันทีโดยไม่ต้องลงชื่อออก

Ø การทำงานของบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Ø สามารถดูอัตราเงินรายเดือนจากแผนกบุคลากรได้

Ø สามารถ เพิ่ม แก้ไข ลบ ข้อมูลในระบบบัญชีได้อย่างรวดเร็วและครอบคลุม

Ø พนักงานทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

Ø สามารถดึงข้อมูลจำนวนเงินเดือน และเลขที่บัญชีของพนักงานในแต่ละเดือนแล้วนำมาจัดทำรายงานเงินเดือน เพื่อส่งให้กับทางธนาคารได้โดยอัตโนมัติ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

Ø การทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานถูกรวมให้อยู่ในฝ่ายบุคคล

Ø ไม่มีการทำ งานที่ซ้ำซ้อนของฝ่ายบัญชี

Ø พนักงานทุกคนและทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

Ø สามารถจัดทำรายงานเงินเดือน รายงานภาษี รายงานข้อมูลผู้สมัครงาน รายงานข้อมูลพนักงาน และอื่น ๆ เพื่อส่งให้ผู้บริหารได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

Ø บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นในการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ซึ่งจะเป็นประโยชน์ทางการตลาดต่อไป

Ø สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานได้

Ø สามารถนำข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อการวางแผนแข่งขันทางด้านการตลาดได้

แนวทางในการพัฒนา

                การพัฒนาระบบของบริษัท มาร์เก็ตเชนโร จำกัด เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการขายและในส่วนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น สั่งซื้อสิ้นค้า ตรวจสต็อกสินค้า ซึ่งบางครั้งการทำงานของขั้นตอนต่างๆ อาจมีข้อมูลหรือเอกสารที่ซับซ้อนกันหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้วิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพต่อการทำงาน เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน

                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

                2. การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                3. การวิเคราะห์ระบบ

                4. กรออกแบบเชิงตรรกะ

                5. การออกแบบเชิงกายภาพ

                6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

                เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือ ให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการ บริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

                ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือ บริษัท มาร์เก็ตเชนโร จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

        Ø ระบบบัญชี

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                 เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนได้ดังนี้

Ø เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

Ø กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

Ø วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม  และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื้อสินค้า

2. การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ  ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้  เมื่อรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

                เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์ม หรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้นและมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

 ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                 ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยาก  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนมีกระบวนการทำงานดังนี้

1.             เขียนโปรแกรม

2.             ทดสอบโปรแกรม

3.             ติดตั้งระบบ

4.             จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ

                 อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

                 แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบการขายสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

Ø ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

Ø ประมาณการใช้ทรัพยากร

Ø ประมาณการใช้งบประมาณ

Ø ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  3 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

 ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation)  15 เครื่อง

                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) จำนวน 3 เครื่อง

                4.อุปกรณ์ต่อพ่วง 3 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                                               203,000    บาท

2. พนักงาน

                ฝึกอบรมและพัฒนาผู้บริหาร 10 คน                                                                      2,000    บาท

                วันฝึกอบรมผูดูแลระบบ                                                                                        1,500    บาท

3. จัดซื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็น workstation                                                             65,000     บาท

                อื่นๆ                                                                                                                     14,000     บาท

4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                                                      50,000     บาท

                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                                          2,000     บาท

                                                                                รวม                                                   337,500     บาท

 ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

                ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 30 วัน ตั้งแต่วันที่ 1มีนาคม 2558 ถึง 1 เมษายน 2558 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการขายของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

Ø เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

Ø จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

                 จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการและทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนา

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ

                เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติจากการนำ เสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ดังนั้น ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำ งานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมในการกำ หนดความต้องการครั้งนี้ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะสัมภาษณ์และออกแบบสอบถามมีดังนี้

                1. สัมภาษณ์ (Interview) บุคคลผู้ให้สัมภาษณ์คือ “ผู้บริหาร” ซึ่งจะทำ ให้ทีมงานทราบถึงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบริษัท ขั้นตอนการทำงานโดยภาพรวม นโยบายต่าง ๆ  และรายละเอียดทั่วไปเกี่ยวกับการทำงานของพนักงานในบริษัท สาเหตุที่ทีมงานเลือกวิธีการสัมภาษณ์กับผู้บริหาร เนื่องจากเป็นผู้ที่สามารถให้ข้อมูลการทำงานโดยภาพรวม ภารกิจหลัก วัตถุประสงค์และเป้าหมายของบริษัทได้อย่างชัดเจน

 2. ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบัญชี” ผู้จัดการแผนกบุคคลและแผนกคอมพิวเตอร์ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัว  ข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้  มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึกดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์ซึ่งจะทำ ให้เสียเวลามาก ไม่รบกวนเวลาทำ งานของผู้จัดการแผนกบัญชีมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบงานเดิม ด้วยวิธีการสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

2. ความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN ประกอบไปด้วย
1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำ นวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows XP

2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำ นวน 15 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ (Operating System) Windows 98ซอฟต์แวร์ สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2007
              แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำ หรับงานบัญชี AccPcc ใช้ Microsoft Excel สำ หรับคำนวณเงินเดือนพนักงาน และพิมพ์ใบสลิปเงินเดือน
              แผนกคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำ เร็จรูประบบคลังสินค้า และใช้ Microsoft Office สำหรับงานทั่วไป
              แผนกบุคคลใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน คำ นวณรายรับ-รายจ่าย และบันทึกวันขาดงานของพนักงาน และจัดทำรายงานต่าง ๆ
              3. อุปกรณ์ต่อพ่วงได้แก่ เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Jet) จำ นวน 4 เครื่อง เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (Ink Jet) จำนวน 3 เครื่อง

ความต้องการในระบบใหม่

Ø คำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

Ø สามารถคำนวณรายรับ-รายจ่ายของพนักงานได้อัตโนมัติ

Ø สามารถค้นหาข้อมูลพนักงานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

Ø สามารถดูรายรับ-รายจ่าย ของแผนกอื่นๆได้

Ø การเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลในระบบบัญชีทำได้รวดเร็วและครอบคลุม

                                                                                  ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Modeling )

หลังจากโครงการพัฒนาระบบงานฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบดังนี้

อธิบาย Context Diagram

Context Diagram ระบบบัญชี เป็นระบบการทำงานจัดการรายได้และรายจ่ายของบริษัทรวมถึงการจัดสรรเงินงบประมาณให้กับแผนกต่างๆ มีผู้ใช้ระบบคือหัวหน้าบัญชีกับพนักงานบัญชี ซึ่งมีสิทธ์และหน้าที่การใช้งาน ดังนี้
พนักงานบัญชี

- เข้าระบบได้ สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้ ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลรายจ่าย ใบเสร็จจ่ายเงิน
- เรียกดูข้อมูลและพิมพ์รายงานรายรับและรายจ่าย

หัวหน้าบัญชี

- เข้าระบบได้ และจัดสรรเงินงบประมาณให้กับบริษัท โดยจะเป็นผู้เพิ่ม/ลบ/แก้ไข งบประมาณเองเพื่อป้องกันการทุจริต
- เรียกดูข้อมูลรายได้-รายจ่าย ทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้ พร้อมสั่งพิมพ์รายงานได้

  Dataflow Diagram Level 0

                อธิบาย Dataflow Diagram Level 0ในระบบบัญชีมีการทำงาน 5 ระบบคือ                1. ระบบ LOG IN    เป็นการให้ผู้ใช้กรอก username และ password เพื่อเข้าสู่ระบบข้อมูลจะถูกนำไปตรวจสอบกับแฟ้มบัญชีผู้ใช้ ถ้าข้อมูลถูกต้องจะเข้าสู่ระบบการทำงานภายในระบบบัญชี                2. ระบบจัดการงบประมาณ    เป็นระบบจัดการงบประมาณ ซึ่งทำโดยหัวหน้าบัญชี จะทำหน้าเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลงบประมาณเอง ข้อมูลจะบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ                3. ระบบจัดการรายได้    เป็นระบบจัดการรายได้ของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงานบัญชี จะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายได้                4. ระบบจัดการรายจ่าย    เป็นระบบจัดการรายจ่ายของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงานบัญชี จะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายจ่ายและใบเสร็จจ่ายเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย                5. พิมพ์รายงาน                 -  พนักงานบัญชี สามารถพิมพ์รายงานรายรับและรายงานรายจ่าย                 -  หัวหน้าบัญชี สามารถพิมพ์รายงานรายรับ รายงานรายจ่ายและรายงานงบประมาณ

 อธิบาย Dataflow Diagram Level 1 

          1.1  Login ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้ในแฟ้มบัญชีผู้ใช้          1.2  Login สำเร็จ เมื่อระบบตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้อง ระบบจะแจ้งว่าเข้าสู่ระบบสำเร็จ
          1.3  แก้ไข username, password ผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไขข้อมูล user ได้โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มบัญชีผู้ใช้และระบบจะแจ้งการยืนยันแก้ไขให้กับผู้ใช้
          1.4  Login ไม่สำเร็จ ถ้าหากผู้ใช้ใส่ user หรือ password ผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้          1.5  LOG OUT   เมื่อผู้ใช้ออกจากระบบ ระบบจะยืนยันการออกจากระบบไปยังผู้ใช้

 อธิบาย Dataflow Diagram Level 2  เป็นระบบจัดการงบประมาณ

          2.1  จัดสรรงบประมาณ หัวหน้าบัญชี เพิ่มข้อมูลงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้เข้าสู่ระบบจัดสรรงบประมาณ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ และข้อมูลจะถูกส่งกลับไปหาหัวหน้าด้วย          2.2  คำนวณ  ระบบจะนำข้อมูลงบประมาณที่ป้อนเข้าไปมาคำนวณเพื่อหายอดงบประมาณสุทธิและบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ          2.3  เรียกดูข้อมูล หัวหน้าบัญชีเรียกดูข้อมูลงบประมาณผ่านระบบ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลงบประมาณมานำเสนอ          2.4  แก้ไข เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด หัวหน้าบัญชีจะแก้ไขข้อมูล ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณและนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง          2.5  ลบ หัวหน้าลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

 Dataflow Diagram Level 1

อธิบาย  Dataflow Diagram Level 1
          3.1  รายได้  พนักงานบัญชี เพิ่มข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายได้  ระบบจะส่งข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี 
          3.2  คำนวณ  ข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายได้ และส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย          3.3  เรียกดูข้อมูล               - หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายได้มานำเสนอหัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้               - พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ          3.4  แก้ไข เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง          3.5  ลบ พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

ในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย  ระบบจะส่งข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี 

          4.2  คำนวณ  ข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายจ่ายและส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย          4.3  เรียกดูข้อมูล                   - หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายมานำเสนอ หัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้                  - พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ

          4.4   แก้ไข  เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง          4.5  ลบ  พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

 โครงสร้างฐานข้อมูลระบบบัญชี ได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูลโดยมีตารางดังต่อไปนี้

ขั้นตอนที่5

การออกแบบ User Interface

หน้า log in ผู้เข้าใช้งานจะต้องกรอก username และ password เพื่อ log in เข้าสู่ระบบก่อนทุกครั้งจึงจะสามารถทำงานในระบบได้

เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อยระบบจะตรวจสอบความถูกต้องว่าusername และpassword นี่มีอยู่จริงหรือไม่ กรณีถ้ากรอกข้อมูลผิดพลาด ระบบจะแจ้งเตือนให้ทราบและให้เข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง

            เมื่อผู้ใช้ ไม่ต้องการใช้งานแล้ว ให้กดที่ระบบ LOG OUT ระบบจะทำการออกจากระบบให้และแจ้งให้กับผู้ใช้ว่า ออกจากระบบเรียบร้อยแล้ว

 เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อย ระบบตรวจสอบว่า username และ password นี่มีอยู่จริง ผู้ใช้จะเข้าสู่หน้าหลักและผู้ใช้ให้เลือกระบบการทำงานมี 4 ระบบคือ

  1. ระบบบัญชีรายได้  

  2. ระบบบัญชีรายจ่า

 3. ระบบจัดสรรงบประมาณ

 4. ออกจากระบบ

                 ระบบบัญชีรายได้จะจัดการข้อมูลรายรับทั้งหมดประกอบด้วย 

               วันที่บันทึกข้อมูล เลขที่ใบเสร็จรับเงิน ชื่อผู้บันทึก ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการรายรับ แผนกและจำนวนเงิน
               -    ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
               -    ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
               -    ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ
               -    ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล
               -    สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
               -    หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
               -    เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ระบบบัญชีรายจ่าย
               จะจัดการข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดประกอบด้วย วันที่บันทึกข้อมูล เลขที่ใบเสร็จจ่ายเงิน ชื่อผู้บันทึก ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการจ่าย แผนกและจำนวนเงิน - ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
               - ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
               - ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ
               - ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล
               - สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
               - หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
               - เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

 ระบบจัดสรรงบประมาณ

               หัวหน้าบัญชีจะเป็นผู้จัดสรรเงินงบประมาณให้กับแต่ละแผนกเอง เพื่อเป็นการป้องการทุจริตการปรับเปลี่ยนตัวเลข
               -    จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
               -    ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
               -    ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ
               -    ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล
               -    สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
               -    หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
               -    เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

 เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานซื้อขายสินค้า เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

Ø แนะนำ โปรแกรมระบบรายรับ-รายจ่าย

Ø โปรแกรมระบบงานซื้อขายสินค้า เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ระบบ ได้แก่ระบบลูกค้า กับ ระบบข้อมูลการซื้อขาย

การติดตั้งระบบ ทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน คือการใช้ระบบใหม่ และ ระบบเก่า ไปพร้อมๆ กัน เพราะทีมงานที่พัฒนาระบบได้เห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงาน เพราะถ้าหากวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทาให้การดำเนินงานเกิดการขัดข้องได้จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้าง และจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็วทันทีหลังเกิดปัญหา